7 bonnes pratiques pour gérer efficacement les équipes à distance

La gestion d’équipes à distance est une tâche difficile. Il peut être difficile d’obtenir les meilleures performances de personnes que vous ne voyez pas souvent ou que vous n’avez même jamais rencontrées. Toutefois, vous devez savoir que le travail à distance et le travail hybride ne sont pas près de disparaître. Quoi qu’il en soit, les défis liés à la gestion des équipes à distance ne sont qu’un petit prix à payer pour les avantages qu’elles procurent.

Vous pouvez atteindre vos objectifs commerciaux, favoriser l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, accroître la satisfaction des employés, et bien plus encore, si vous parvenez à gérer efficacement les équipes à distance sur le lieu de travail moderne. Que vous soyez novice en matière de gestion des membres d’une équipe à distance ou que vous le fassiez depuis un certain temps, cet article passe en revue quelques-unes des meilleures pratiques que vous pouvez utiliser pour gérer efficacement des équipes virtuelles.

En voici quelques-unes pour votre information :

Fixer des attentes claires et maintenir la transparence
Choisissez les bons canaux de communication
Établir des heures d’enregistrement cohérentes
Documenter chaque détail
Priorité à la santé mentale et au bien-être
Se concentrer sur les résultats et non sur les activités
Acceptez les petites et les grandes victoires

1. Fixer des attentes claires et maintenir la transparence

Lorsque vous gérez des travailleurs à distance, il est essentiel de définir les attentes et les limites dans lesquelles les membres de votre équipe peuvent travailler. Cela permet à chacun de communiquer clairement et de collaborer avec plus de succès. En outre, il est essentiel pour la réussite d’une équipe à distance d’être franc et honnête avec votre équipe au sujet des problèmes potentiels. L’ouverture des dirigeants favorise un fort sentiment de camaraderie au sein de l’équipe.

Cela ne peut se faire qu’en exposant clairement aux membres de votre équipe les règles et règlements que vous attendez d’eux et en leur communiquant votre stratégie exacte pour les gérer virtuellement.
Assurez-vous que l’équipe connaît la culture de l’entreprise, les politiques relatives au travail à distance, les lignes directrices des projets, les guides de style de communication et les niveaux de disponibilité et de charge de travail attendus.
Organiser une réunion de lancement pour présenter toutes les politiques et procédures est la meilleure façon de commencer à mettre en œuvre les attentes en matière de travail lorsque vous gérez des équipes virtuelles.
Lors des réunions hebdomadaires et mensuelles, continuez à les renforcer par la suite.

2. Choisissez les bons canaux de communication

La mise en place de canaux de communication appropriés est essentielle pour gérer efficacement les équipes à distance. Selon l’usage auquel elle est destinée, la communication peut prendre différentes formes. Un courriel peut être formel et professionnel, par exemple, tandis qu’un SMS peut être informel et décontracté. En fonction du support, il peut y avoir des différences significatives dans la manière dont un message est reçu. Parfois, des services tels que la messagerie instantanée, le partage sur le cloud et les réunions virtuelles peuvent être préférables.

En outre, vous pouvez désigner le chat en ligne et le courrier électronique comme principaux moyens de communication de votre équipe si vous souhaitez réduire le nombre d’appels vidéo impromptus. Toutefois, évitez d’utiliser trop d’outils et de canaux différents, car ils risquent de submerger votre équipe et de faire passer des messages essentiels à travers les mailles du filet. Il est préférable d’utiliser un outil d’engagement des employés avec plusieurs canaux de communication plutôt qu’une seule plateforme de communication.

Veillez également à organiser régulièrement des réunions individuelles avec les membres de votre équipe. Les messages et les priorités peuvent se mélanger lorsque vous communiquez principalement via Slack ou d’autres outils. Il est donc utile d’organiser une réunion de lancement hebdomadaire, au cours de laquelle vous pouvez partager des informations sur les priorités de la semaine, faire le point sur l’état d’avancement des projets en cours et clarifier les nouvelles initiatives.

3. Établissez des heures d’enregistrement cohérentes

Contrairement au travail au bureau, il n’est pas facile de prendre régulièrement des nouvelles des équipes à distance, en particulier si votre équipe vient de commencer à travailler à distance. Dans ce cas, il peut s’avérer nécessaire d’organiser des contrôles supplémentaires jusqu’à ce que les membres de l’équipe se soient effectivement adaptés au nouvel emploi du temps. Ensuite, réduisez la fréquence en fonction de ce que votre équipe trouve efficace et de la quantité de travail qui lui est confiée.

Commencez par une réunion quotidienne de 15 à 20 minutes. En tournant en rond, donnez à chaque employé l’occasion de faire part de son programme quotidien, de ses préoccupations et du soutien dont il a besoin de la part de ses coéquipiers. Lorsque les membres de votre équipe ne seront pas disponibles ou absents de leur travail, il est bon de les en informer à l’avance et de leur fournir des mises à jour si nécessaire. Mais ne leur donnez pas l’impression d’être surveillés.

4. Documentez chaque détail

La gestion d’une équipe à distance peut rapidement devenir un véritable défi. Lors du transfert des activités d’un projet d’un environnement hors ligne à un environnement en ligne, de nombreuses étapes et tâches nécessaires peuvent être négligées. Il ne suffit donc pas d’avoir en tête les flux de travail, les rôles et les procédures pour gérer efficacement une équipe à distance.

Documenter autant que possible et rendre la documentation facilement accessible à tous les employés à distance est le meilleur moyen de garder les employés à bord et d’améliorer la productivité de l’équipe.
Fournissez une documentation complète décrivant toutes les tâches que l’équipe doit accomplir, ainsi que les délais et les informations relatives à la responsabilité.
En plaçant ces documents sur une plateforme de stockage partagée et en autorisant les membres de l’équipe à y accéder à tout moment, vous vous assurez qu’ils sont toujours disponibles pour que votre équipe puisse s’y référer.
Vous réduirez ainsi les goulets d’étranglement et les membres de l’équipe travailleront de manière plus productive pour achever leurs tâches.

5. Donner la priorité à la santé mentale et au bien-être

Lorsque vous gérez une équipe à distance, vous avez moins d’occasions de connaître les difficultés émotionnelles auxquelles vos employés sont confrontés. Vous devriez donc accorder plus d’importance à la santé mentale des membres de votre équipe lorsqu’ils travaillent à distance que lorsqu’ils sont au bureau.

Par exemple, certains travailleurs peuvent trouver plus simple de s’adapter au travail à distance et de rester en bonne santé que d’autres. Si ce n’est pas le cas, vous devez déterminer qui ils sont et répondre à leurs besoins. Voici quelques méthodes pour y parvenir :

Offrir des prestations de santé mentale aux employés
Promouvoir une communication transparente au sein de l’équipe
Désigner un psychothérapeute avec lequel l’équipe peut communiquer
Partager les lignes directrices et les ressources en matière d’autosoins
Encourager les employés à prendre des pauses régulières

Encouragez également les interactions sociales entre les équipes distantes. Pour faire en sorte que les employés puissent se connecter et socialiser les uns avec les autres, vous devez créer des opportunités de manière proactive. Vous pouvez le faire en organisant des rencontres virtuelles, des séances de réflexion, des cafés-rencontres, des déjeuners en ligne et des jeux de renforcement de l’esprit d’équipe.

6. Se concentrer sur les résultats et non sur les activités

Dans un lieu de travail traditionnel, on considère généralement qu’un employé a accompli une journée de travail complète s’il s’est présenté, s’est assis à son bureau et a quitté son poste à l’heure prévue. Mais dans le contexte du travail à distance, il est de plus en plus difficile de faire la différence entre le domicile et le bureau. C’est pourquoi il est plus important de prêter attention à la production qu’au temps passé au bureau.

Il est donc préférable de leur faire de la place et de favoriser les discussions de groupe afin de mieux comprendre les obstacles auxquels votre équipe est confrontée et de mettre en œuvre des changements ou de résoudre les problèmes qui empêchent les membres de donner le meilleur d’eux-mêmes.

7. Acceptez les petites et les grandes victoires

C’est en collaborant à la réalisation des objectifs qu’une équipe se forme. Par conséquent, ne laissez pas la distance physique vous empêcher de reconnaître et de récompenser les réalisations lorsque vous dirigez des équipes virtuelles. Vos travailleurs à distance seront incités à donner le meilleur d’eux-mêmes lorsque vous reconnaîtrez et célébrerez leurs réalisations. Accorder à un membre de l’équipe un jour de congé supplémentaire, organiser la livraison d’un cadeau à sa porte ou organiser des fêtes virtuelles en sont quelques exemples.

En outre, n’attendez pas d’avoir accompli une tâche remarquable pour vous réjouir. Les réalisations à court terme sont essentielles, en particulier lorsque vous dirigez des équipes à distance. Dans le cas contraire, les membres de votre équipe risquent de se décourager.

Vous avez donc pris connaissance des meilleures pratiques pour gérer efficacement des équipes à distance. Il est évident que diriger des équipes à distance est une tâche difficile. Non seulement vous devez surveiller de près la réalisation des tâches et des objectifs du projet, mais vous devez également être très attentif aux relations et à la santé émotionnelle des membres de l’équipe. Mettez donc ces bonnes pratiques en pratique dès maintenant et observez comment elles améliorent les résultats de votre équipe à distance.

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Rahil Kandamplayil

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