7 beste fremgangsmåter for å lede eksterne team effektivt
Å lede eksterne team er en utfordrende oppgave. Det kan være vanskelig å få det beste ut av folk du ikke ser så ofte, eller som du kanskje ikke engang har møtt. Du bør imidlertid være klar over at fjernarbeid og hybridarbeid ikke kommer til å forsvinne med det første. Uansett er utfordringene med å lede eksterne team en liten pris å betale for fordelene de gir.
Du kan oppnå forretningsmål, oppmuntre til balanse mellom arbeid og fritid, øke medarbeidertilfredsheten og mye mer hvis du effektivt kan administrere eksterne team på den moderne arbeidsplassen. Enten du er ny i jobben med å lede eksterne teammedlemmer eller har gjort det en stund, vil denne artikkelen gå gjennom noen av de beste fremgangsmåtene du kan bruke for å lede virtuelle team på en effektiv måte.
Her er noen av dem til informasjon:
- Sett klare forventninger og oppretthold åpenhet
- Velg de riktige kommunikasjonskanalene
- Etabler konsekvente innsjekkingstider
- Dokumenter hver eneste detalj
- Prioritere psykisk helse og velvære
- Fokus på resultater, ikke aktiviteter
- Omfavn både små og store seire
1. Sett klare forventninger og oppretthold åpenhet
Når du leder eksterne medarbeidere, er det avgjørende å definere forventninger og grenser som teammedlemmene kan arbeide innenfor. Det gjør det mulig for alle å kommunisere tydelig og samarbeide på en mer vellykket måte. I tillegg er det avgjørende for et vellykket fjernteam å være åpen og ærlig med teamet om potensielle problemer. Lederens åpenhet skaper en sterk følelse av fellesskap i teamet.
- Dette kan bare oppnås ved at du tydelig beskriver for teammedlemmene hvilke regler og bestemmelser du forventer av dem, og at du kommuniserer den nøyaktige strategien for hvordan du skal håndtere dem virtuelt.
- Sørg for at teamet er kjent med bedriftskulturen, retningslinjene for fjernarbeid, prosjektretningslinjer, kommunikasjonsveiledninger og forventet tilgjengelighet og arbeidsmengde.
- Å organisere et oppstartsmøte for å introdusere alle retningslinjer og prosedyrer er den beste måten å begynne å implementere forventningene til arbeidet på når man leder virtuelle team.
- På ukentlige og månedlige møter kan du fortsette å forsterke dem etter det.
2. Velg de riktige kommunikasjonskanalene
For å kunne lede eksterne team på en effektiv måte er det viktig å sette opp de riktige kommunikasjonskanalene. Kommunikasjonen kan ta ulike former, avhengig av hva den skal brukes til. En e-post kan for eksempel være formell og forretningsmessig, mens en tekstmelding kan være uformell og uformell. Avhengig av mediet kan det være store forskjeller i hvordan en melding mottas. Noen ganger kan tjenester som direktemeldinger, skydeling og virtuelle møter være å foretrekke.
I tillegg kan du utpeke nettprat og e-post som teamets primære kommunikasjonskanaler hvis du ønsker å redusere antallet improviserte videosamtaler. Unngå imidlertid å bruke for mange ulike verktøy og kanaler, da det kan føre til at teamet blir overveldet og at viktige beskjeder ikke når frem. Det er bedre å bruke et verktøy for medarbeiderengasjement med flere kommunikasjonskanaler enn én enkelt plattform for kommunikasjon.
Sørg også for å ha regelmessige en-til-en-møter med teammedlemmene dine. Meldinger og prioriteringer kan bli blandet sammen når dere først og fremst kommuniserer gjennom Slack eller andre verktøy. Derfor er det en fordel å holde et ukentlig kick-off-møte, der dere kan dele informasjon om ukens prioriteringer, gi statusoppdateringer om pågående prosjekter og sikre klarhet om nye initiativer.
3. Etabler konsekvente innsjekkingstider
I motsetning til å jobbe fra kontoret, er det ikke lett å sjekke inn med eksterne team regelmessig, spesielt hvis teamet ditt nettopp har begynt å jobbe eksternt. I slike situasjoner kan det være nødvendig å arrangere flere innsjekkinger inntil teammedlemmene har tilpasset seg den nye arbeidsplanen. Deretter kan du redusere antall møter i henhold til hva teamet synes er effektivt og hvor mye arbeid som er tildelt.
Begynn med et daglig møte på 15 til 20 minutter. Når dere går rundt i en sirkel, gir dere hver enkelt medarbeider en sjanse til å dele dagsplanen sin, eventuelle bekymringer og hvilken støtte de trenger fra teamkollegene sine. Når teamet ditt skal være utilgjengelig eller borte fra jobben, er det også en god idé å informere dem på forhånd og gi oppdateringer etter behov. Men ikke få dem til å føle at de blir overvåket.
4. Dokumenter hver eneste detalj
Ekstern teamledelse kan fort bli en stor utfordring. Når prosjektaktiviteter overføres fra en offline- til en online-setting, kan mange nødvendige trinn og oppgaver bli oversett. Derfor er det ikke nok å ha arbeidsflyten, rollene og prosedyrene i bakhodet for å få til effektiv fjernledelse av team.
- Den beste måten å holde medarbeiderne om bord og øke teamets produktivitet på, er å dokumentere så mye som mulig og gjøre dokumentasjonen lett tilgjengelig for alle eksterne medarbeidere.
- Sørg for grundig dokumentasjon som beskriver alle oppgavene teamet må fullføre, sammen med tidsfrister og informasjon om ansvarsforhold.
- Ved å plassere disse dokumentene på en felles lagringsplattform og gi teammedlemmene tilgang til dem når som helst, sikrer du at de alltid er tilgjengelige for teamet ditt.
- På den måten blir det færre flaskehalser, og teammedlemmene vil jobbe mer produktivt for å fullføre oppgavene sine.
5. Prioritere psykisk helse og velvære
Når du leder et eksternt team, har du mindre mulighet til å lære om de emosjonelle utfordringene medarbeiderne dine står overfor, og du bør derfor legge større vekt på teammedlemmenes psykiske helse når de jobber eksternt enn når de er på kontoret.
Noen arbeidstakere kan for eksempel ha lettere for å tilpasse seg fjernarbeid og opprettholde god helse enn andre. Hvis de ikke gjør det, må du finne ut hvem de er og legge til rette for deres behov. Her er noen metoder for å gjøre det:
- Tilby psykiske helsetjenester til ansatte
- Fremme åpen kommunikasjon innad i teamet
- Utpeke en psykoterapeut som teamet kan kommunisere med
- Deling av retningslinjer og ressurser for egenomsorg
- Oppmuntre de ansatte til å ta regelmessige pauser
Oppmuntre også til sosiale interaksjoner mellom eksterne team. For å sikre at de ansatte kan komme i kontakt med hverandre og sosialisere seg med hverandre, må du proaktivt skape muligheter for dem. Det kan du gjøre gjennom virtuelle hangouts, idémyldringer, kaffemøter, nettlunsjer og teambuilding-spill.
6. Fokuser på resultater, ikke aktiviteter
På en tradisjonell arbeidsplass anses en medarbeider som regel å ha fullført en hel arbeidsdag hvis vedkommende har sjekket inn, sitter ved pulten sin og går hjem til avtalt tid. Men i forbindelse med fjernarbeid blir det stadig vanskeligere å se forskjell på hjemme og på kontoret. Derfor er det viktigere å ta hensyn til resultatet enn til hvor lenge noen jobber ved skrivebordet.
Derfor er det en fordel å gi dem plass og fremme gruppediskusjoner, slik at du bedre kan forstå hindringene teamet står overfor og iverksette endringer eller ta tak i problemer som hindrer medlemmene i å yte sitt beste.
7. Omfavn både små og store seire
Det er ved å samarbeide om å nå målene at et team blir dannet. Derfor må du ikke la den fysiske avstanden hindre deg i å anerkjenne og belønne prestasjoner når du leder virtuelle team. Dine eksterne medarbeidere vil bli inspirert til å gjøre sitt beste når du anerkjenner og feirer prestasjonene deres. Noen eksempler kan være å gi et teammedlem en bonusfridag, sørge for at de får en gave levert på døren eller arrangere virtuelle fester.
Ikke vent med å feire til etter at du har fullført en bemerkelsesverdig oppgave. Kortsiktige prestasjoner er avgjørende, særlig når du leder eksterne team. Ellers kan teammedlemmene bli motløse.
Så du har lest om de beste metodene for å lede eksterne team på en effektiv måte. Det er åpenbart at det å lede eksterne team er en utfordrende oppgave. Ikke bare må du følge nøye med på at oppgavene og prosjektmålene blir fullført, men du må også følge nøye med på relasjonene og den emosjonelle helsen til teammedlemmene. Ta i bruk disse beste praksisene med en gang, og se hvordan de forbedrer resultatene til teamet ditt.
Interessante lenker:
Hva gode fjernledere gjør annerledes
Hi, my name is Rahil. I work at YUHIRO Global and I help web agencies and software companies from Europe to build developer teams in India.