7 bästa metoder för att hantera fjärrteam på ett effektivt sätt

av

7 bästa metoder för att hantera fjärrteam på ett effektivt sätt

Att hantera team på distans är en utmanande uppgift. Det kan vara svårt att få ut bästa möjliga resultat av personer som du inte ser så ofta eller kanske inte ens har träffat. Du bör dock vara medveten om att distansarbete och hybridarbete inte kommer att försvinna inom en snar framtid. Oavsett vilket är utmaningarna med att hantera distansteam ett litet pris att betala för de fördelar som de ger.

Du kan uppnå affärsmål, uppmuntra balans mellan arbete och fritid, öka medarbetarnöjdheten och mycket mer om du effektivt kan hantera fjärrteam på den moderna arbetsplatsen. Oavsett om du är nybörjare eller har jobbat ett tag med att hantera medarbetare på distans kommer den här artikeln att gå igenom några av de bästa metoderna du kan använda för att effektivt hantera virtuella team.

Här är några av dem för din information:

  • Sätt upp tydliga förväntningar och upprätthåll transparens
  • Välj rätt kommunikationskanaler
  • Etablera konsekventa incheckningstider
  • Dokumentera varje detalj
  • Prioritera psykisk hälsa och välbefinnande
  • Fokusera på resultat, inte aktiviteter
  • Omfamna både små och stora vinster

1. Sätt upp tydliga förväntningar och upprätthåll transparens

När du hanterar distansarbetare är det viktigt att definiera förväntningar och gränser inom vilka dina teammedlemmar kan arbeta. Det gör det möjligt för alla att kommunicera tydligt och samarbeta på ett mer framgångsrikt sätt. Dessutom är det viktigt att vara öppen och ärlig med teamet om potentiella problem för att skapa ett framgångsrikt team på distans. Ledarskapets öppenhet främjar en stark känsla av kamratskap inom teamet.

  • Detta kan bara åstadkommas genom att tydligt beskriva för dina medarbetare vilka regler och bestämmelser du förväntar dig av dem och genom att kommunicera din exakta strategi för att hantera dem virtuellt.
  • Se till att teamet är medvetet om företagskulturen, policyer för distansarbete, projektriktlinjer, kommunikationsstilar och förväntade nivåer av tillgänglighet och arbetsbelastning.
  • Att organisera ett kick-off-möte för att presentera alla policyer och rutiner är det bästa sättet att börja implementera förväntningar på arbetet när man leder virtuella team.
  • Vid vecko- och månadsmöten, fortsätt att förstärka dem efter det.

2. Välj rätt kommunikationskanaler

Att skapa lämpliga kommunikationskanaler är avgörande för att effektivt kunna hantera team på distans. Kommunikationen kan se ut på olika sätt beroende på vad den är avsedd att användas till. Ett e-postmeddelande kan t.ex. vara formellt och affärsmässigt, medan ett sms kan vara informellt och vardagligt. Beroende på mediet kan det finnas betydande skillnader i hur ett meddelande tas emot. Ibland kan tjänster som snabbmeddelanden, molndelning och virtuella möten vara att föredra.

Dessutom kan du utse onlinechatt och e-post som teamets primära kommunikationsmedel om du vill minska antalet spontana videosamtal. Undvik dock att använda för många olika verktyg och kanaler, eftersom de kan överväldiga ditt team och leda till att viktiga meddelanden inte når fram. Det är bättre att använda ett verktyg för medarbetarengagemang med flera kommunikationskanaler än en enda plattform för kommunikation.

Se till att du också har regelbundna enskilda möten med dina teammedlemmar. Meddelanden och prioriteringar kan blandas ihop när ni främst kommunicerar via Slack eller andra verktyg. Därför är det bra att hålla ett kick-off-möte varje vecka, där ni kan dela med er av information om veckans prioriteringar, ge statusuppdateringar om pågående projekt och säkerställa tydlighet kring nya initiativ.

3. Etablera konsekventa incheckningstider

Till skillnad från att arbeta från kontoret är det inte lätt att checka in med distansteam regelbundet, särskilt inte om ditt team precis har börjat arbeta på distans. I sådana situationer kan det vara nödvändigt att ordna ytterligare incheckningstillfällen tills teammedlemmarna har anpassat sig till det nya schemat på ett effektivt sätt. Sedan kan du skala ner i enlighet med vad ditt team tycker är effektivt och hur mycket arbete som tilldelats.

Börja med ett 15 till 20 minuter långt dagligt möte. När ni går runt i en cirkel ger ni varje medarbetare en chans att dela med sig av sin dagliga plan, eventuella problem och vilket stöd de behöver från sina teamkollegor. När ditt team inte kommer att vara tillgängligt eller borta från sitt arbete är det också bra att informera dem i förväg och ge uppdateringar vid behov. Men få dem inte att känna att de blir övervakade.

4. Dokumentera varje detalj

Att leda team på distans kan snabbt bli en stor utmaning. När projektaktiviteter överförs från en offline- till en online-miljö kan många nödvändiga steg och uppgifter förbises. Att bara ha arbetsflöden, roller och procedurer i huvudet är därför inte tillräckligt för effektiv teamledning på distans.

  • Att dokumentera så mycket som möjligt och göra dokumentationen lättillgänglig för alla distansmedarbetare är det bästa sättet att få medarbetarna med på tåget och förbättra teamets produktivitet.
  • Tillhandahåll noggrann dokumentation som beskriver alla uppgifter som teamet måste slutföra, tillsammans med deadlines och ansvarsinformation.
  • Genom att placera dessa dokument på en delad lagringsplattform och ge teammedlemmarna tillgång till dem när som helst kan du se till att de alltid finns tillgängliga för ditt team.
  • På så sätt minskar flaskhalsarna och teammedlemmarna kan arbeta mer produktivt för att slutföra sina uppgifter.

5. Prioritera psykisk hälsa och välbefinnande

När du leder ett team på distans har du mindre möjlighet att lära dig mer om de känslomässiga utmaningar som dina medarbetare står inför, så du bör lägga större vikt vid dina medarbetares psykiska hälsa när de arbetar på distans än när de är på kontoret.

Vissa arbetstagare kan till exempel ha lättare än andra att anpassa sig till distansarbete och upprätthålla en god hälsa. Om de inte gör det måste du ta reda på vilka de är och tillgodose deras behov. Här är några metoder för att göra det:

  • Erbjuda förmåner för psykisk hälsa till anställda
  • Främja transparent kommunikation inom teamet
  • Utse en psykoterapeut som teamet kan kommunicera med
  • Dela med dig av riktlinjer och resurser för egenvård
  • Uppmuntra medarbetarna att ta regelbundna raster

Uppmuntra även sociala interaktioner mellan distansteam. För att se till att medarbetarna kan få kontakt och umgås med varandra måste du proaktivt skapa möjligheter för dem. Du kan göra det genom virtuella hangouts, brainstorms, kaffestunder, onlineluncher och teambuilding-spel.

6. Fokusera på resultat, inte aktiviteter

På en traditionell arbetsplats anses en anställd i allmänhet ha utfört en hel dags arbete om han eller hon har checkat in, sitter vid sitt skrivbord och går hem vid den schemalagda tiden. Men när det gäller distansarbete blir det allt svårare att se skillnaden mellan hemmet och kontoret. Det är därför det är viktigare att uppmärksamma resultatet än hur länge någon arbetar vid ett skrivbord.

Därför är det bättre att göra plats för dem och främja gruppdiskussioner så att du bättre kan förstå de hinder som ditt team står inför och genomföra förändringar eller ta itu med problem som hindrar medlemmarna från att göra sitt bästa.

7. Omfamna både små och stora vinster

Det är genom att samarbeta för att uppnå målen som ett team bildas. Låt därför inte det fysiska avståndet hindra dig från att erkänna och belöna prestationer när du leder virtuella team. Dina distansmedarbetare kommer att inspireras att göra sitt bästa när du uppmärksammar och firar deras prestationer. Några exempel är att ge en teammedlem en bonusdag, ordna så att en present levereras till dörren eller anordna virtuella fester.

Vänta inte heller med att fira tills efter att du har slutfört en anmärkningsvärd uppgift. Kortsiktiga prestationer är viktiga, särskilt när du leder team som arbetar på distans. Annars kan dina teammedlemmar bli modfällda.

Så du har läst om de bästa metoderna för att hantera fjärrteam på ett effektivt sätt. Det är uppenbart att det är en utmanande uppgift att leda team på distans. Du måste inte bara noga övervaka att uppgifter och projektmål slutförs, utan också ägna stor uppmärksamhet åt teammedlemmarnas relationer och känslomässiga hälsa. Tillämpa därför dessa bästa metoder redan nu och se hur de förbättrar resultatet för ditt fjärrteam.

Intressanta länkar:

Vad bra fjärrchefer gör annorlunda

Hur man blir en bra chef på distans

Lämna en kommentar