Hvad er rollen for en IT-projektleder?
En IT-projektleder er en fagperson, der er ansvarlig for at føre tilsyn med planlægning, udførelse og uddelegering af en organisations mål for informationsteknologi (IT) for kunder eller organisationer. De opstiller tidsplaner og budgetter, uddelegerer opgaver til teammedlemmer, holder øje med udviklingen og kontakter interesserede parter. Da næsten alle organisationer er afhængige af computerteknologier, kan de arbejde i forskellige sektorer.
Nogle organisationer opretter endda IT-projektstyringskontorer (PMO’er) til at overvåge gennemførelsen af store projekter. De typer af projekter, som en IT-projektleder kan være ansvarlig for, omfatter softwareudvikling, udvikling af mobilapplikationer, webudvikling, databasestyring osv. Når du kender rollen som IT-projektleder, kan du finde ud af, om det er en karriere, du vil forfølge, eller hvordan du starter som en ansvarlig professionel. Læs mere i artiklen.
1. Fastlæggelse af projektets mål
Projektlederens første og vigtigste ansvar, før et nyt projekt påbegyndes, er at identificere projektets mål og forventede resultater. Sammen med teammedlemmer, ledere, investorer, kunder og andre interesserede parter bør de udarbejde et projektcharter, der skitserer arbejdets mål og omfang, vigtige leverancer og milepæle, den forventede tidslinje og det forventede budget osv.
Charteret bør også indeholde roller og ansvarsområder for hvert teammedlem samt kommunikations- og feedbackkanaler. Endelig skal den gennemgås og godkendes af alle interessenter.
2. Etablering af målinger for projektet
En IT-projektleder etablerer målinger for at spore et teams fremskridt mod projektmålene, når ledere, kunder eller andre projektsponsorer har godkendt projektcharteret. De skaber præcise, veldefinerede key performance indicators (KPI’er) til at måle et teams effektivitet gennem et helt projekt.
SMART-metoden bruges til at skabe specifikke, målbare, opnåelige, relevante og rettidige mål for et projekt. KPI’er sikrer, at projektet er på rette spor, og at eventuelle problemer kan løses hurtigt. De bruges også til at skabe ansvarlighed og måle projektets succes. Endelig giver de et benchmark for fremtidige projekter.
3. Sammensætning af projekttidslinjer
Det er en IT-projektleders ansvar at lave projektplaner, så teamet kan overholde deadlines og levere projekterne til tiden. For at sikre, at teamet afslutter deres arbejde til tiden, indebærer projektplanlægning ofte, at man finder ud af, hvordan opgaverne skal prioriteres, estimerer, hvor lang tid de vil tage, og sætter deadlines.
Forventede risici, som f.eks. længere vedligeholdelsesintervaller, kan også påvirke projektets tidslinje og skal indregnes i tidsplanen. De bruger en række teknikker til at lave projektplaner, og de bruger ofte projektstyringssoftware til at færdiggøre tidslinjer.
4. Udarbejdelse af økonomiske planer eller budgetter
Et andet ansvarsområde er at fastlægge budgettet for et projekt i samarbejde med ledere eller kunder. De skal estimere projektets omkostninger og udgifter for at sikre, at det holder sig inden for budgettet. Når man laver et projektbudget, er nogle af de vigtigste faktorer, man skal tage højde for, lønomkostninger, som omfatter løn og arbejdstid for teammedlemmer, udgifter til forsyninger eller udstyr, som software, og andre udgifter som rejser eller transport.
De bør også overveje udgifterne til eventuelle eksterne konsulenter eller leverandører, der kan være nødvendige for projektet. De bør også planlægge for uforudsete hændelser, såsom uventede forsinkelser eller omkostningsoverskridelser.
5. Beslutning om projektansvar
Uddelegering af opgaver til teams er IT-projektledernes ansvar. De laver en to-do-liste og deler den ud til teammedlemmerne, efterhånden som projektet skrider frem. De gør også brug af et visuelt diagram over et projekts leverancer med en work breakdown-struktur, hvilket kan være en fordel. Ved hjælp af disse oplysninger udarbejder de en liste over opgaver og delopgaver for hver leverance, som derefter fordeles blandt teammedlemmerne.
De kommer til at arbejde tæt sammen med teammedlemmerne og lære om deres færdigheder. De vil derfor være i stand til at tildele opgaver i overensstemmelse med de enkelte teammedlemmers præferencer og styrker. For eksempel kan en udvikler med gode problemløsningsevner få opgaver i forbindelse med kodningsfejl.
6. Tildeling af ressourcer
Når opgaverne er fordelt, afsætter en IT-projektleder ressourcer til at sikre, at teammedlemmerne kan afslutte deres arbejde effektivt. Afhængigt af det projekt, du leder, kan ressourcer omfatte udstyr, teknologi, tid, mennesker og relevant information. Når du skriver og gennemgår kompleks kode, kan du f.eks. give et teammedlem en ekstra skærm.
7. Overvågning af projekter
Det er nu deres ansvar at overvåge projekterne for at sikre, at de holder sig inden for det tildelte budget, omfang og tidslinje. De bør overvåge dem ved at kommunikere med teammedlemmerne og kende status for arbejdet. At holde regelmæssige eller ugentlige møder med teammedlemmerne er en måde at følge projektets fremskridt på. Det vil hjælpe IT-projektlederne med at sammenligne teamets fremskridt med tidslinjen.
8. Oprettelse af statusrapporter
De holdes ansvarlige for at udarbejde statusrapporter. Som navnet siger, er det den rapport, der udarbejdes for at informere alle de relevante parter om projektets status. Den skrives konsekvent gennem hele projektet, f.eks. hver uge, eller når en ekstern part beder om det. Statusrapporter indeholder en beskrivelse af det arbejde, teamet har udført, information om de resterende opgaver og deadlines og information om de forventede risici eller udfordringer for projektets tidslinje.
9. Håndtering af involverede risici
Håndtering af risici og forhindringer for at holde projektet i gang er et afgørende aspekt af en IT-projektleders arbejde. Projektets omfang, ændringer i krav og tekniske vanskeligheder som netværksafbrydelser kan alle være risici i IT-projekter. Ved at se potentielle problemer og udvikle en strategi til at løse dem, kan de effektivt håndtere risici. Hvis sådanne risici opstår, kan de bruge planen til at implementere passende løsninger.
10. Budget-opfølgning
De holder øje med udgifter og omkostninger for at sikre, at projektet holder sig inden for det tildelte budget. Ved at føre en omkostningslog kan du sammenligne de faktiske udgifter med det foreløbige budget, du oprettede under projektplanlægningen. Budgetterings- og projektstyringssoftware er værktøjer, som mange af dem bruger til at spore udgifter og oprette budgetdokumenter. Ved hjælp af denne software kan du identificere områder, hvor udgifterne kan ændres for at holde projektet inden for det tildelte budget.
11. At tale med potentielle kunder
En IT-projektleder holder kontakten med kunder og andre interesserede parter i løbet af et projekt. De svarer på forespørgsler, giver statusrapporter og fremviser leverancer som prototyper. Denne kommunikation muliggør en gennemgang af teamets arbejde og kommentarer fra interesserede parter. Hvis interesserede parter anmoder om ændringer i projektets mål eller leverancer, kan du diskutere dem og finde den bedste løsning.
12. Vurdering af præstation
De vurderer teamets output for at sikre, at der bliver produceret arbejde af høj kvalitet. I løbet af et projekt spores KPI’erne for at måle teamets effektivitet. De kan også vurdere kvaliteten af projektleverancerne gennem kvalitetssikringstest (QA). For at teamet kan blive ved med at arbejde hen imod projektets mål, kan de kommunikere forventninger til teammedlemmerne, hvis de finder områder, hvor teamet har brug for at forbedre sig.
13. Afslutning af projekter
En IT-projektleder færdiggør dokumentation og leverer de færdige leverancer til interesserede parter, som investorer eller kunder, ved afslutningen af et projekt. De taler om, hvorvidt teamet har gennemført projektet i overensstemmelse med krav og mål. For at identificere områder, hvor der er behov for forbedringer, gennemføres en projektpostmortem, som indebærer evaluering af projektet og indsamling af feedback. Arbejdsgange eller procedurer kan ændres til kommende projekter ved hjælp af de data, der indsamles fra en post mortem.
Så alt dette er en IT-projektleders roller og ansvar. De har meget at gøre for at gennemføre projekterne med succes. De skal være i stand til at kommunikere med interessenter og teammedlemmer samt styre ressourcer og budgetter. En IT-projektleder skal også have evnen til at fejlfinde og løse problemer hurtigt. De skal være i stand til at træffe informerede beslutninger og foretage korrigerende handlinger, når det er nødvendigt. De skal også være i stand til at give klar retning og motivere deres team til at nå deres mål. Så jeg håber, at artiklen vil hjælpe dig med at forstå deres ansvar.
Interessante links:
Definition af IT-projektleder.
Hi, my name is Rahil. I work at YUHIRO Global and I help web agencies and software companies from Europe to build developer teams in India.