Che cos’è una RFP (Request for Proposal) per lo sviluppo di software?

La richiesta di offerta, o RFP, è il principale documento scritto inizialmente utilizzato quando un’azienda ha bisogno di esternalizzare un progetto troppo grande per essere gestito internamente ma essenziale per il suo successo. Viene redatto prima di selezionare un’azienda di sviluppo software, delineando i dettagli di un progetto e invitando i fornitori di software scelti a presentare le loro proposte.

Sia il progetto IT che l’azienda interessata possono trarre grandi vantaggi da una proposta di questo tipo. Una richiesta di offerta efficace riduce la possibilità di assumere fornitori di servizi di sviluppo software inadeguati e garantisce la trasparenza del progetto. Infine, una proposta ben scritta rende più facile l’allineamento delle aspettative e la creazione di partnership commerciali durature. In questo articolo scoprirai di più sulle Request for Proposal.

Chi dovrebbe preparare un RFP?

Poiché la selezione di un fornitore IT è l’obiettivo principale del processo RFP, è indispensabile includere persone impegnate nel successo del progetto. Per questo motivo, è necessario che i membri del team che sono a conoscenza degli obiettivi del progetto scrivano una proposta per lo sviluppo del software.

Questa persona potrebbe essere un analista aziendale, un project manager o un product owner che conosce i requisiti e l’ambito del lavoro.
Anche gli ingegneri che conoscono le sfumature tecniche dovrebbero essere coinvolti nella creazione di una proposta significativa.
In sostanza, i tecnici spiegano il “come”, mentre i project manager descrivono il “cosa”.
Di solito sono i CEO o i co-fondatori di piccole startup a redigere le proposte e a selezionare i possibili fornitori.
I manager esecutivi o gli specialisti degli acquisti si occupano della creazione di RFP, della valutazione delle proposte e dei processi di selezione dei contraenti nelle organizzazioni più grandi.

Perché è importante per i progetti IT?

Una RFP è un documento fondamentale nel processo di sviluppo del software. Se il tuo progetto software prevede requisiti tecnici complessi e tempistiche intricate, richiede competenze specialistiche e riveste un ruolo strategico per la tua organizzazione, allora la creazione di un modello di RFP software e la costituzione di un team dedicato diventano imperativi. In altre circostanze, potrebbe essere sufficiente aggiungere al tuo team gli sviluppatori remoti necessari.

Se viene preparata nel modo giusto, può offrire numerosi vantaggi, tra cui massimizzare l’efficienza e ridurre al minimo le possibili insidie del progetto. Le aziende possono ottenere i seguenti risultati con una richiesta di offerta ben scritta:

Scegli la società di sviluppo software più adatta
Rendi chiari i requisiti del progetto
Risparmia tempo e risorse
Rendi i contratti trasparenti

1. Scegliere la società di sviluppo software più adatta

Formulando una Richiesta di Proposta ben scritta e strutturata, avrai la possibilità di trovare l’azienda di sviluppo software più adatta al progetto. Inoltre, è semplice confrontare i potenziali fornitori e individuare il team di sviluppo software che meglio si adatta alle tue esigenze in termini di requisiti tecnici e commerciali.

2. Chiarisci i requisiti del progetto

Una RFP ben scritta fornisce ai fornitori di software una chiara comprensione delle specifiche e dei punti di vista del tuo progetto, aiutandoli a presentare offerte competitive. Ti aiuterà a soddisfare rigorosamente tutti i requisiti del progetto software. Inoltre, garantirà che tutti i fornitori forniscano stime complete del progetto e una tempistica. In questo modo sarà più probabile che il progetto venga portato a termine nei tempi e nel budget previsti.

3. Risparmia tempo e risorse

Una richiesta di offerta completa funge spesso da base per lo Statement of Work (SOW) e altri documenti di progetto correlati. Riduce il numero di volte in cui i fornitori pongono le stesse domande, facendo risparmiare tempo e risorse sia ai fornitori che al cliente. Inoltre, garantisce che tutti i fornitori siano sulla stessa lunghezza d’onda e che tutti i requisiti siano stati adeguatamente soddisfatti.

4. Rendi i contratti trasparenti

Se supportati da un’accurata RFP, i contratti di sviluppo software saranno trasparenti e in linea con l’ambito del progetto, i servizi e i risultati specificati. Questa trasparenza farà sì che i clienti sappiano per cosa stanno pagando e che i fornitori siano tenuti a rispondere dei loro impegni. Inoltre, ridurrà il rischio di controversie e garantirà che tutte le parti siano d’accordo.

Cosa deve includere una RFP?

La richiesta di offerta di software è composta da diversi elementi fondamentali. Questi elementi includono una descrizione del progetto, una tempistica, un budget e un elenco di funzionalità indispensabili. Inoltre, deve includere un elenco di potenziali fornitori e criteri di valutazione dettagliati. Infine, ma non meno importante, il documento deve contenere i dati di contatto del fornitore. Vediamo nel dettaglio questi elementi.

1. Dichiarazione di intenti

Un documento di richiesta di offerta inizia in genere con una dichiarazione di intenti che fornisce una spiegazione breve e concisa del motivo per cui ti stai rivolgendo al fornitore. In poche frasi si dà un’idea generale di ciò che deve essere fatto.

2. Descrizione dell’azienda

La componente successiva è la descrizione dell’azienda. Dovrebbe includere informazioni sulla missione, i valori fondamentali, le convinzioni e il pubblico di riferimento della tua azienda. In questo modo il tuo progetto e i tuoi obiettivi saranno più comprensibili per i venditori.

3. Panoramica del progetto e obiettivi

Quando passi alla sezione successiva del documento, assicurati di includere il maggior numero di informazioni possibili sul progetto, in modo che i fornitori sappiano esattamente cosa ti serve e se sono in grado di soddisfarlo o meno. Essere il più specifici possibile aumenterà la qualità delle offerte ricevute.

Dovresti descrivere lo scopo del progetto, la tua azienda, le tue idee, l’aspetto del prodotto, eventuali processi che vorresti migliorare o meno, l’utente finale del prodotto, eventuali carenze della tua soluzione attuale e potenziali ostacoli che potrebbero sorgere.

4. Ambito del progetto e risultati

Nella tua RFP per lo sviluppo di software, questa sarà la sezione più lunga e dettagliata. Sulla base delle informazioni fornite qui, i rappresentanti della società di software creeranno una proposta legittima e determineranno il prezzo. I dettagli specifici devono includere quanto segue:

Requisiti dell’infrastruttura del progetto
Requisiti del prodotto
Requisiti di gestione del progetto
Requisiti di garanzia della qualità
Requisiti della struttura del team

5. Struttura e requisiti dell’offerta

In questa sezione devi includere tutte le informazioni di cui hai bisogno dai venditori per decidere. Specifica se ci sono limitazioni che vuoi imporre alle aziende che rispondono alla tua richiesta. Fornisci linee guida specifiche sui dati che richiedi a ogni fornitore di software.

Puoi confrontare i prodotti uno accanto all’altro se ogni fornitore ti fornisce dati identici e organizzati nello stesso modo. Ecco un esempio di dati frequentemente inclusi:

Nome e background dell’azienda
Posizione
Preferenze di gestione del progetto
Qualifiche dei membri del team
Un piano di progetto preliminare
Una visione del prodotto finale
Strategie per il mantenimento e il supporto
Ripartizione dei costi

Queste sono le nozioni di base, ma maggiore sarà la tua conoscenza, migliore sarà il tuo giudizio. Quindi, puoi anche chiedere ai fornitori di fornire casi di studio o esempi di progetti correlati a cui hanno lavorato, in modo da valutare la loro esperienza e la loro idoneità per un progetto simile al tuo. Puoi anche includere dettagli sull’assistenza post-implementazione che forniscono e sul modo in cui si tengono aggiornati sulle nuove tecnologie.

6. Cronologia della risposta

Tieni presente che creare una proposta di alta qualità che includa tutti gli elementi più importanti per te è un compito impegnativo, quindi assicurati di dare ai fornitori di servizi il tempo necessario per completarla. Per progetti abbastanza semplici, il tempo stimato varia da 30 a 60-120 giorni (per progetti estremamente impegnativi). Stabilisci delle linee guida per le varie fasi della richiesta di proposte, in particolare:

La scadenza per la presentazione delle offerte ufficiali
Data di notifica ai candidati finali
La tempistica per il primo e l’ultimo colloquio
Termine ultimo per la scelta dei candidati

7. Punti di contatto

I fornitori potrebbero fare ulteriori domande durante l’esame dei tuoi requisiti per chiarire le specifiche del progetto. Informa i potenziali fornitori dei tuoi recapiti. Fornisci un indirizzo e-mail in questa sezione se vuoi ricevere le RFP a quell’indirizzo.

Nel settore altamente competitivo dello sviluppo software, le RFP svolgono un ruolo indispensabile. Si sono trasformate in uno strumento che ti aiuta a trovare solide aziende di software con cui collaborare e formare solide alleanze, fornendo servizi di sviluppo software di altissima qualità. In questo articolo leggerai le RFP, i loro vantaggi e altri dettagli che possono aiutarti a trovare il fornitore di servizi software più adatto a te. Quindi, non aspettare: inizia subito a realizzare i tuoi progetti.

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Cos’è una richiesta di proposta, i requisiti e un esempio

Rahil Kandamplayil

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