Vad är en RFP (Request for Proposal) för mjukvaruutveckling?

En offertförfrågan, eller RFP (Request for Proposal), är det viktigaste dokumentet som används när ett företag ska lägga ut ett projekt på entreprenad som är för stort för att hanteras internt men som är avgörande för företagets framgång. Det skrivs innan man väljer ett programvaruutvecklingsföretag, beskriver detaljerna i ett projekt och bjuder in utvalda programvaruleverantörer att lämna in sina förslag.

Både IT-projektet och det intresserade företaget har mycket att vinna på ett sådant förslag. En effektiv offertförfrågan minskar risken för att anlita olämpliga leverantörer av mjukvaruutvecklingstjänster och garanterar transparens i projektet. I slutändan gör ett välskrivet förslag det lättare att anpassa förväntningarna och bygga upp långvariga affärspartnerskap. I den här artikeln kommer du att få veta mer om Request for Proposal.

Vem bör förbereda en RFP?

Eftersom valet av IT-leverantör är huvudsyftet med RFP-processen är det viktigt att inkludera personer som är engagerade i projektets framgång. Det är därför nödvändigt att relevanta medlemmar som är fullt medvetna om projektmålen skriver ett förslag till programvaruutveckling.

Denna person kan vara en affärsanalytiker, projektledare eller produktägare som känner till kraven och omfattningen av arbetet.
Ingenjörer som känner till de tekniska nyanserna bör också vara involverade i att skapa ett meningsfullt förslag.
I grund och botten förklarar tekniker ”hur”, medan projektledare beskriver ”vad”.
Det är vanligt att VD:ar eller medgrundare av små nystartade företag tar fram förslagen och väljer ut möjliga leverantörer.
I större organisationer hanterar chefer eller upphandlingsspecialister processen för att skapa en anbudsförfrågan, utvärdera anbud och välja leverantör.

Varför är det viktigt för IT-projekt?

En RFP är ett viktigt dokument i mjukvaruutvecklingsprocessen. Om ditt programvaruprojekt omfattar komplexa tekniska krav och invecklade tidsramar, kräver specialiserad expertis och spelar en strategisk roll för din organisation, är det absolut nödvändigt att skapa en RFP-mall för programvara och sätta samman ett dedikerat team. Under andra omständigheter kan det räcka med att lägga till de nödvändiga fjärrutvecklarna i ditt team.

Om den förbereds på rätt sätt kan den ge många fördelar, bland annat genom att maximera effektiviteten och samtidigt minimera eventuella fallgropar i projektet. Företag kan göra följande med en välskriven offertförfrågan:

Välj rätt företag för mjukvaruutveckling
Gör projektkraven tydliga
Spara tid och resurser
Gör avtalen transparenta

1. Välj lämpligt företag för utveckling av programvara

Genom att formulera en välskriven och strukturerad offertförfrågan får du chansen att hitta rätt mjukvaruutvecklingsföretag för projektet. Dessutom är det enkelt att jämföra potentiella leverantörer sida vid sida och identifiera det programvaruutvecklingsteam som bäst passar dina behov när det gäller både tekniska och affärsmässiga krav.

2. Gör projektkraven tydliga

En välskriven RFP ger programvaruleverantörerna en tydlig förståelse för specifikationerna och synpunkterna på ert projekt, vilket hjälper dem att lämna konkurrenskraftiga anbud. Den kommer att hjälpa till att strikt uppfylla alla krav som ställs på programvaruprojektet. Dessutom garanterar det att alla leverantörer ger dig omfattande projektuppskattningar och en tidslinje. Det kommer att göra det mer sannolikt att projektet kommer att slutföras i tid och inom budget.

3. Spara tid och resurser

En omfattande offertförfrågan ligger ofta till grund för arbetsbeskrivningen (Statement of Work, SOW) och andra relaterade projektdokument. Det minskar antalet gånger som leverantörerna ställer samma frågor, vilket sparar tid och resurser för både leverantörerna och kunden. Dessutom säkerställer den att alla leverantörer har samma uppfattning och att alla krav har uppfyllts på ett tillfredsställande sätt.

4. Gör kontrakten transparenta

Om de stöds av en grundlig RFP kommer kontrakten för programvaruutveckling att vara transparenta och ligga i linje med projektets omfattning, tjänster och leveranser som har specificerats. Denna transparens säkerställer att kunderna vet vad de betalar för och att leverantörerna hålls ansvariga för sina åtaganden. Det minskar också risken för tvister och säkerställer att alla parter är på samma sida.

Vad måste en RFP innehålla?

Programvaruförfrågningsunderlaget består av flera grundläggande komponenter. Dessa element inkluderar en beskrivning av projektet, en tidslinje, en budget och en lista över funktioner som måste finnas. Dessutom bör den innehålla en lista över potentiella leverantörer och detaljerade utvärderingskriterier. Sist men inte minst måste dokumentet innehålla leverantörens kontaktuppgifter. Låt oss gå in mer i detalj om dessa element.

1. Förklaring av syfte

Ett Request for Proposal-dokument inleds vanligtvis med en syftesförklaring som ger en kort och koncis förklaring till varför du vänder dig till leverantören. Det ger dem en allmän uppfattning om vad som behöver göras i några få meningar.

2. Beskrivning av företaget

Nästa komponent är företagsbeskrivningen. Den bör innehålla information om ditt företags uppdrag, kärnvärden, övertygelser och målgrupp. Det kommer att göra ditt projekt och dina mål mer förståeliga för leverantörerna.

3. Projektöversikt och mål

När du går vidare till nästa avsnitt i dokumentet, se till att du inkluderar så mycket information som möjligt om projektet så att leverantörerna är medvetna om exakt vad du behöver och om de kan uppfylla det eller inte. Om du är så specifik som möjligt kommer kvaliteten på dina mottagna anbud att öka.

Du ska beskriva projektets syfte, ditt företag, dina idéer, produktens utseende, eventuella processer som du skulle vilja förbättra eller inte, produktens slutanvändare, eventuella brister i din nuvarande lösning och eventuella hinder som kan uppstå.

4. Projektets omfattning och resultat

I din RFP för programvaruutveckling kommer detta att vara det avsnitt som är mest långt och detaljerat. Baserat på den information som tillhandahålls här kommer företrädare för programvaruföretaget att skapa ett legitimt förslag och bestämma priset. De specifika detaljerna bör omfatta följande:

Krav på projektinfrastruktur
Krav på produkten
Krav på projektledning
Krav på kvalitetssäkring
Krav på teamstruktur

5. Budstruktur och krav

I detta avsnitt bör du inkludera all information som du behöver från leverantörerna för att fatta beslut. Ange om det finns några begränsningar som du vill införa för de företag som svarar på din begäran. Ge specifika riktlinjer för de uppgifter du behöver från varje programvaruleverantör.

Du kan jämföra produkter sida vid sida om varje leverantör förser dig med identiska uppgifter som är organiserade på samma sätt. Här är ett exempel på uppgifter som ofta ingår:

Företagets namn och bakgrund
Plats
Preferenser för projektledning
Kvalifikationer hos teamets medlemmar
En preliminär projektplan
En vision av den slutliga produkten
Strategier för att upprätthålla och stödja
Uppdelning av kostnader

Det här är grunderna, men ju mer kunskap du har, desto bättre omdöme kommer du att kunna göra. Du kan också begära att leverantörerna tillhandahåller fallstudier eller exempel på relaterade projekt som de har arbetat med för att kunna bedöma deras erfarenhet och lämplighet för ett projekt som ditt. Du kan också inkludera detaljer om det stöd de tillhandahåller efter implementeringen samt om hur de håller sig uppdaterade med ny teknik.

6. Tidslinje för svar

Tänk på att det är en utmanande uppgift att skapa ett högkvalitativt förslag som innehåller alla element som är viktigast för dig, så se till att du ger tjänsteleverantörerna tillräckligt med tid för att slutföra det. För ganska enkla projekt varierar den beräknade tiden från 30 till 60-120 dagar (för extremt utmanande projekt). Fastställ riktlinjer för de olika faserna i anbudsförfrågan, särskilt:

Sista dag för inlämnande av officiella bud
Datum för meddelande till slutkandidaterna
Tidslinjen för den första och den sista intervjun
Tidsfrist för val av kandidater

7. Kontaktpunkter

Leverantörerna kan ställa ytterligare frågor när de går igenom dina krav för att klargöra projektspecifikationerna. Informera potentiella leverantörer om dina kontaktuppgifter. Ange en e-postadress i det här avsnittet om du vill att RFP:er ska skickas till den adressen.

I den mycket konkurrensutsatta branschen för mjukvaruutveckling spelar RFP en oumbärlig roll. Det har utvecklats till ett verktyg som hjälper dig att hitta bra programvaruföretag att samarbeta med och bilda starka allianser med, som tillhandahåller programvaruutvecklingstjänster av högsta kvalitet. I den här artikeln kan du läsa om RFP:er, deras fördelar och andra detaljer som kan hjälpa dig att hitta rätt leverantör av programvarutjänster för dig. Så vänta inte, utan kom igång med dina projekt nu.

Intressanta länkar:

Exempel & mallar för RFP

Vad en offertförfrågan är, krav och ett exempel

Rahil Kandamplayil

Hi, my name is Rahil. I work at YUHIRO Global and I help web agencies and software companies from Europe to build developer teams in India.