Vad är rollen för en IT-projektledare?
En IT-projektledare ansvarar för planering, genomförande och delegering av en organisations mål för informationsteknik (IT) för kunder eller organisationer. De upprättar tidsplaner och budgetar, delegerar uppgifter till teammedlemmarna, håller koll på utvecklingen och kontaktar berörda parter. Eftersom nästan alla organisationer är beroende av datateknik kan de arbeta inom olika sektorer.
Vissa organisationer inrättar till och med IT-projektledningskontor (PMO) för att övervaka slutförandet av storskaliga projekt. De typer av projekt som en IT-projektledare kan ansvara för omfattar programvaruutveckling, utveckling av mobila applikationer, webbutveckling, databashantering etc. Att känna till rollen som IT-projektledare hjälper dig att avgöra om det är en karriär du vill satsa på eller hur du kan börja som en ansvarsfull yrkesperson. Läs mer i artikeln.
1. Fastställande av projektets mål
Det första och viktigaste ansvaret en projektledare har innan ett nytt projekt påbörjas är att identifiera projektets mål och förväntade resultat. Tillsammans med teammedlemmar, chefer, investerare, kunder och andra berörda parter bör de utarbeta en projektstadga som beskriver mål och omfattning av arbetet, viktiga leveranser och milstolpar, förväntad tidslinje och budget osv.
Stadgan bör också innehålla roller och ansvarsområden för varje teammedlem, samt kommunikations- och feedbackkanaler. Slutligen bör den granskas och godkännas av alla berörda parter.
2. Fastställande av mätvärden för projektet
En IT-projektledare fastställer mätvärden för att följa upp teamets framsteg mot projektmålen när chefer, kunder eller andra projektsponsorer har godkänt projektstadgan. De skapar exakta, väldefinierade nyckeltal (KPI:er) för att mäta teamets effektivitet under hela projektet.
SMART-metoden används för att skapa specifika, mätbara, uppnåeliga, relevanta och tidsbestämda mål för ett projekt. KPI:er säkerställer att projektet är på rätt spår och att eventuella problem kan åtgärdas snabbt. De används också för att skapa ansvarsskyldighet och mäta projektets framgång. Slutligen utgör de ett riktmärke för framtida projekt.
3. Sammanställning av projekttidsplaner
Det är en IT-projektledares ansvar att skapa projektscheman så att teamet kan hålla tidsfristerna och leverera projekten i tid. För att se till att teamet slutför sitt arbete i tid innebär projektplanering ofta att man fastställer uppgifternas prioritet, uppskattar hur lång tid de kommer att ta och fastställer tidsfrister.
Förutsebara risker, som längre underhållsintervall, kan också påverka projektets tidslinje och måste beaktas i tidsplanen. De använder en rad olika tekniker för att skapa projektscheman, och de använder ofta programvara för projektledning för att färdigställa tidslinjer.
4. Upprätta finansiella planer eller budgetar
Ett annat ansvarsområde är att fastställa budgeten för ett projekt genom att samarbeta med chefer eller kunder. De bör uppskatta kostnaderna och utgifterna för projektet för att säkerställa att det håller sig inom budgeten. När man skapar en projektbudget är några av de viktigaste faktorerna som man bör ta hänsyn till arbetskraftskostnader, som inkluderar lön och arbetstid för teammedlemmar, kostnaden för förnödenheter eller utrustning, som programvara, och andra kostnader som resor eller transport.
De bör också beakta kostnaderna för eventuella externa konsulter eller leverantörer som kan behövas för projektet. De bör också planera för oförutsedda händelser, t.ex. oväntade förseningar eller kostnadsöverskridanden.
5. Beslut om ansvarsområden för projektet
IT-projektledare ansvarar för att delegera uppgifter till team. De skapar en att göra-lista och delar ut den till teammedlemmarna allteftersom projektet fortskrider. De använder sig också av ett visuellt diagram över ett projekts leveranser med en arbetsfördelningsstruktur, vilket kan vara fördelaktigt. Med hjälp av denna information sammanställer de en lista över uppgifter och deluppgifter för varje leverans, som sedan fördelas mellan teammedlemmarna.
De kommer att arbeta nära teammedlemmarna och lära sig om deras färdigheter. De kommer därför att kunna tilldela uppgifter i enlighet med varje teammedlems preferenser och styrkor. En utvecklare med god problemlösningsförmåga kan t.ex. få uppgifter som rör kodningsfel.
6. Tilldelning av resurser
Efter att ha fördelat uppgifterna avsätter en IT-projektledare resurser för att garantera att teammedlemmarna kan slutföra sitt arbete på ett effektivt sätt. Beroende på vilket projekt du leder kan resurser omfatta utrustning, teknik, tid, människor och relevant information. När du skriver och granskar komplex kod kan du till exempel ge en teammedlem en extra bildskärm.
7. Övervakning av projekt
Det är nu deras ansvar att övervaka projekten för att säkerställa att de håller sig inom den tilldelade budgeten, omfattningen och tidsramen. De bör övervaka dem genom att kommunicera med teammedlemmarna och känna till statusen för arbetet. Att hålla regelbundna eller veckovisa möten med teammedlemmarna är ett sätt att följa upp hur projektet fortskrider. Det hjälper IT-projektledarna att jämföra teamets framsteg med tidslinjen.
8. Skapa statusrapporter
De hålls ansvariga för att förbereda statusrapporter. Som namnet säger är det den rapport som utarbetas för att informera alla berörda parter om projektets status. Den skrivs konsekvent under hela projektet, t.ex. varje vecka eller när en extern part begär det. Statusrapporter innehåller en beskrivning av det arbete som teamet har slutfört, information om återstående uppgifter och tidsfrister samt information om förväntade risker eller utmaningar för projektets tidslinje.
9. Hantering av risker
Att hantera risker och hinder för att hålla projektet framåt är en viktig aspekt av en IT-projektledares arbete. Projektets omfattning, ändringar i kraven och tekniska svårigheter som nätverksavbrott kan alla utgöra risker i IT-projekt. Genom att se potentiella problem och utveckla en strategi för att hantera dem kan de hantera risker på ett effektivt sätt. Om sådana risker uppstår kan de använda planen för att implementera lämpliga lösningar.
10. Budgetuppföljning
De håller ett öga på utgifter och kostnader för att se till att projektet håller sig inom den tilldelade budgeten. Genom att föra en kostnadslogg kan du göra jämförelser mellan faktiska utgifter och den preliminära budget som du skapade under projektplaneringen. Programvara för budgetering och projektledning är verktyg som många av dem använder för att spåra utgifter och skapa budgetdokument. Med hjälp av denna programvara kan du identifiera områden där utgifterna kan ändras för att hålla projektet inom den tilldelade budgeten.
11. Tala med potentiella kunder
En IT-projektledare håller kontakten med kunder och andra intressenter under projektets gång. De svarar på förfrågningar, ger lägesrapporter och visar upp leveranser som prototyper. Denna kommunikation möjliggör en genomgång av gruppens arbete och kommentarer från berörda parter. Om berörda parter begär ändringar av projektets mål eller resultat kan ni diskutera dem och hitta den bästa lösningen.
12. Bedömning av resultat
De bedömer teamets resultat för att se till att arbetet håller hög kvalitet. Under hela projektet följs KPI:erna upp för att mäta teamets effektivitet. De kan också bedöma kvaliteten på projektleveranserna genom kvalitetssäkringstestning (QA). För att teamet ska kunna fortsätta att arbeta mot projektets mål kan de kommunicera förväntningar till teammedlemmarna om de hittar områden där teamet behöver förbättra sig.
13. Avslutning av projekt
En IT-projektledare färdigställer dokumentation och levererar de färdiga resultaten till berörda parter, som investerare eller kunder, när ett projekt är avslutat. De talar om huruvida teamet har slutfört projektet i enlighet med kraven och målen. För att identifiera förbättringsområden genomförs en projektutvärdering, vilket innebär att man utvärderar projektet och samlar in feedback. Arbetsflöden eller procedurer kan modifieras för kommande projekt med hjälp av de data som samlats in från en obduktion.
Allt detta är alltså en IT-projektledares roller och ansvarsområden. De har mycket att göra för att slutföra projekten framgångsrikt. De måste kunna kommunicera med intressenter och teammedlemmar samt hantera resurser och budgetar. En IT-projektledare måste också ha förmågan att felsöka och lösa problem snabbt. De måste kunna fatta välgrundade beslut och vidta korrigerande åtgärder när det behövs. De måste också kunna ge tydlig vägledning och motivera sina medarbetare att nå sina mål. Så, hoppas artikeln kommer att hjälpa dig att förstå deras ansvar.
Intressanta länkar:
Definition av IT-projektledare.
Hi, my name is Rahil. I work at YUHIRO Global and I help web agencies and software companies from Europe to build developer teams in India.